Yritykset kilpailevat tuotteiden ja laadun lisäksi vastuullisuudella. Siksi suuret asiakkaat ja tavarantoimittajat haluavat varmistaa koko arvoketjunsa vastuullisuuden ja voivat vaatia teiltäkin vastuullisuusarvioinnin, kestävyysauditoinnin tai tietyn kestävyyssertifikaatin. Se varmistaa, että heidän toimittajansa noudattavat kansainvälisiä vastuullisuusnormeja.
Mitä tämä tarkoittaa HR-osastolle, ja miten siihen voi valmistautua?
Mitä kestävyysarvionti tarkoittaa?
Vastuullisuusarviointi tai kestävyysauditointi on prosessi, jossa ulkopuolinen taho arvioi yrityksen ympäristö-, sosiaali- ja hallintotapojen (ESG) suorituskykyä. Näissä arvioidaan, kuinka hyvin yritys noudattaa vastuullisuusnormeja.
Asiakas tai tavarantoimittajasi voi edellyttää esimerkiksi tiettyä ISO standardia ja sen sertifiointija sekä vastaamaan yrityksen lähettämään kyselyyn ja toimittamaan vastauksien vakuudeksi tarvittavat dokumentit. Dokumentteja arvioi todennäköisesti neutraali yritys, kolmas osapuoli.
Lisäksi yrityksen henkilökuntaa voidaan haastatella.
Hyvin realistinen tilanne PK-yritykselle voi olla, että asiakas vaatii EcoVadis-arvioinnin. Ecovadis pisteyttää yrityksiä ilmastoon, ympäristöön, työ- ja ihmisoikeuksiin, etiikkaan ja hankintoihin liittyvien kriteerien mukaan. Toinen puhtaammin sosiaaliseen vastuuseen ja eettiseen toimintaan liittyvä tapa asiakkaalla voi olla edellyttää SMETA-auditointia. Kolmas esimerkki on pyytää asiakasta toimittamaan kestävyysraportin jonka väitteet ovat vahvistettu todeksi neutraalin, kolmannen osapuolen toimesta.
Mikä lieneekään arviointitapa, on HR:llä tällaisessa tilanteessa töitä ja otettava roolia.
HR:n rooli kestävyysauditoinneissa
HR-osastolla on keskeinen rooli kestävyysauditoinneissa ja -standardeihin valmistautumisessa. Jos edellä mainitun kaltainen vaade tulee yritykseen yllättäen, on HR:n perusasioiden oltava hyvällä mallilla. Muuten työtä tarvitsee tehdä hyvin paljon, jotta yrityksen vastuullisuus voidaan pyytäjälle osoittaa riittävän luotettavasti.
Tässä muutamia esimerkkitehtäviä ja -vastuita
- Työolojen ja ihmisoikeuksien varmistaminen: HR huolehtii osaltaan siitä, että yrityksen työolot ovat turvalliset ja terveelliset, työntekijöiden oikeuksia kunnioitetaan eikä syrjintää tapahdu. Esimerkiksi työturvallisuuskäytännöistä, yhdenvertaisuussuunnitelmista ja reiluista työehdoista tulee löytyä dokumentit, ja henkilöstön tulisi osata näistä kertoa mahdollisissa haastatteluissa.
- Koulutus ja tietoisuus: HR:n tehtävä on suunnitella ja järjestää koulutuksia henkilöstölle yrityksen eettisistä periaatteista ja vastuullisuuskäytännöistä. Minkälaisista koulutuksia ja tietoisuustilaisuuksia on ollut ja millaisia käytännön ohjeita on esittää?
- Dokumentointi ja raportointi: HR usein ylläpitää ja päivittää dokumentteja, jotka osoittavat yrityksen noudattavan vastuullisia toimintatapoja, lakeja sekä mahdollisia kestävyyteen liittyviä standardeja. Tämä voi sisältää henkilöstöpolitiikan, työntekijöiden haastattelupöytäkirjat, työsopimukset, koulutustiedot ja muut relevantit asiakirjat
- Sidosryhmien osallistaminen: Se voi olla HR, joka varmistaa, että työntekijöiden edustajat ovat tietoisia ja mukana valmistautumisprosessissa. Jos yrityksessä on hyvä, aktiivinen yhteistoiminta ja sidosryhmätoiminta, auditointi voidaan suunnitella ja toteuttaa asianmukaisesti ja läpinäkyvästi niin, että se samalla lisää henkilöstön ja muiden sidosryhmien luottamusta yritykseen, sen toimintaan ja johtamiseen.
Huolehdi HR:n perusasiat kuntoon
Iso neuvo kaikille HR-ammattilaisille: Huolehdi henkilöstöjohtamisen perusasiat kuntoon. Siitä on hyötyä sinun perustyössäsi, yrityksen henkilöstön hyvinvoinnille mutta erityisesti yrityksesi menestymiselle. Ja mitä parasta, jos yllättävä auditointivaade tulee, pärjäätte siinä hyvin.
Perusasiat, jotka tulee olla kunnossa:
- Työsopimukset ja työsuhteen ehdot: Kaikkien työntekijöiden työsopimusten ja -ehtojen tulee olla ajan tasalla ja lainsäädännön mukaisia.
- Työterveys ja -turvallisuus: Varmista, että työpaikalla on käytössä asianmukaiset työturvallisuuskäytännöt ja että kaikki työntekijät ovat tietoisia niistä.
- Palkkaus ja etuudet: Pidä huolta siitä, että palkkaus on reilua ja kilpailukykyistä ja että kaikki sovitut etuudet toimitetaan työntekijöille.
- Henkilöstön koulutus ja kehittäminen: Järjestä säännöllisiä koulutuksia ja tarjoa mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen.
- Hyvä työilmapiiri ja yhdenvertaisuus: Edistä positiivista työilmapiiriä ja varmista, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan yhdenvertaisesti ja oikeudenmukaisesti.
Yhteenveto
Kun iso asiakas vaatii vastuullisuusarvioinnin tai noudattamaan kestävyysstandardia, HR-osastolla on siinä merkittävä rooli. HR:n tehtävänä on valmistautua ja varmistaa, että yritys täyttää erityisesti sosiaalisen vastuun piiriin ja omaan työvoimaan liittyvät vaatimukset.
Hyödyntämällä kansainvälisiä standardeja, dokumentoimalla politiikat, käytännöt ja prosessit huolellisesti, kouluttamalla ja osallistamalla henkilöstöä ja ylimmän johdon sekä käyttämällä ulkopuolisia asiantuntijoita, yritys voi menestyä kestävyysauditoinneissa. Tämä parantaa vastuullisuuskäytäntöjä ja liiketoiminnan kestävyyttä, avaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja vahvistaa yrityksen mainetta markkinoilla.
Mikä sen tärkeämpää työtä henkilöstöammattilaiselle!
Anu Ennelin, Vastuutakomon perustaja ja pitkän linjan HR-johtaja
Blogi on julkaistu alunperin HENRY RY:n blogisivustolla.
***
Inspiroivan ja käytännönläheisen case-esimerkin tarjoaa Gebwellin HR-päällikkö Iida Kutvonen 11.9. klo 15-16.
#HR #henkilöstö #vastuullisuus #kestävyys #ESG #yritysvastuu #yhteiskuntavastuu #webinaari #vastuutakomo #kestäväHR #henkilöstöjohtaminen #VSME #EcoVadis #CSRD #sosiaalinenvastuu #ympäristövastuu
