Tehokas ja hakijaystävällinen rekrytointi SFS Suomen Standardit ry:ssä – Asiakascase

Vastuutakomon toteuttama helppo, tehokas ja hakijaystävällinen rekrytointiprosessi sai kiitosta sekä rekrytoijilta että hakijoilta 

Rekrytointiprosessi oli tehokas, toimiva ja kevyt sekä meille että hakijoille. Saimme hakijoilta myös kiitosta siitä, miten hyvin heidät pidettiin ajan tasalla prosessin aikana, kertoo SFS Suomen Standardien talous- ja hallintojohtaja Tuula Taivi

Rekrytoinnin lähtökohdat ja tavoitteet

SFS Suomen Standardit ry käynnisti joulukuussa 2024 palveluasiantuntijan ja yhteistyökoordinaattorin rekrytoinnit. Kumpaankin tehtävään odotettiin suurta hakijamäärää, joten rekrytointi päätettiin oman työajan säästämiseksi ulkoistaa.

Vastuutakomon toimitusjohtaja Anu Ennelin työskenteli SFS:ssä Interim HR-päällikkönä, joten yhdistykselle oli luontevaa tilata rekrytointi lisäpalveluna häneltä.

Anu oli vakuuttanut meidät tavallaan tehdä töitä ja hän tunsi meidät jo organisaationa, mistä oli tietysti valtava etu. Lisäksi hän osasi heti ideoida, millä tavalla rekrytointia voisi meillä lähteä toteuttamaan, talous- ja hallintojohtaja Tuula Taivi kertoo. 

Toteutus: Tehokas ja ammattimainen prosessi 

Anulla oli apuna profilointikortit, joiden avulla aloimme yhdessä haarukoida sitä, minkälaista ihmistä haemme ja mihin rooliin. Tehtävä oli ollut meillä olemassa, mutta muokkasimme sitä paljon.

Anun ammattitaidosta oli tässä tärkeä apu, sillä hän osasi ohjata ajatuksiani siitä, minkälaista persoonaa lähdemme hakemaan, Elina Huttunen kertoo.

Myös Hanna Michelsson kiitteli perusteellisen alkukartoituksen tuomaa näkemystä haettavan henkilön ominaisuuksista.

Tykkäsin todella paljon siitä, kun aloimme korttien avulla haarukoida mitä olemme hakemassa. Kävimme läpi muun muassa sitä, sopiiko tehtävään pikkutarkka ihminen vai pitääkö olla taiteellinen.

Rekrytointi-ilmoitus julkaistiin Duunitorilla. Vaivalloisen hakulomakkeen täyttämisen sijaan hakijat saivat hakea tehtävää vastaamalla muutamaan kysymykseen.

Duunitorin valmis työkalu auttoi vastausten perusteella karsimaan hakijajoukosta pois sellaiset henkilöt, joiden kokemus ei vastannut haettua roolia. Sen jälkeen Anu auttoi valitsemaan seuraavaan vaiheeseen pääsevät henkilöt.

Jatkoon päässeet osallistuivat videohaastatteluun, johon Anu oli miettinyt sopivat kysymykset. Videohaastattelu toteutettiin Recright-järjestelmällä, joka oli molemmille esihenkilöille uusi työkalu.

On briljanttia, että hakijalle annetaan tehtäväksi vastata kysymyksiin videolla.

Siitä saa paljon paremmin hänestä kuvan ihmisenä kuin pelkästään hakemusta lukemalla, Michelsson kertoo.

Anu katsoi ensin itse kaikki videohaastattelut, ja teki niiden perusteella koonnit, jotka hän toimitti eteenpäin rekrytoiville esihenkilöille.

Kun oli varsinaisten haastattelujen aika, Anu toimitti haastatteluun osallistuville esihenkilöille kysymyspatterin sekä tarkan aikataulun, joka varmisti, että kaikkien haastateltavien kanssa ehdittiin käydä läpi samat asiat.

Haastattelupäivinä hän hoiti kaikki käytännön asiat hakijoiden noutamisesta lähtien.

Anu oli miettinyt kaiken loppuun asti ja ainakin itse pääsin haastattelijana täysin valmiiseen pöytään, Taivi kiittelee.

Yhteistyö toimi koko projektin ajan

Rekrytoinnissa mukana olleet esihenkilöt olivat tyytyväisiä hyvään yhteistyöhön, joka jatkui koko projektin ajan.

Valtavin apu minulle oli se, että Anu hoiti yhteydenpidon hakijoihin, siihen minulla ei olisi millään riittänyt aikaa. Lisäksi hän oli miettinyt haastattelukysymykset, jotka kävimme yhdessä läpi, Elina Huttunen kiittelee.

Myös Hanna Michelsson kiittelee sitä, miten paljon Anun tarjoama palvelu säästi hänen omaa aikaansa.

Vaikka Duunitorin tarjoama työkalu tarjosi automatiikkaa hakemusten karsintaan, en olisi millään ehtinyt itse käydä hakemuksia läpi. Anu näki ison vaivan alkukarsinnassa.

Anu piti prosessin ajan langat käsissään myös aikataulujen suhteen ja muistutti esihenkilöitä siitä, mitä milloinkin pitää hoitaa.
Molemmat kiittelevät Anun tapaa huomioida asiakkaan toiveet ja haastaa tarvittaessa.

Anu kuunteli meitä ja otti hyvin kiinni siitä, mitä toivoimme ja toimi sen jälkeen oma-aloitteisesti. Anun kanssa on helppo luottaa siihen, että hän tietää, mitä haluamme, Michelsson kertoo.

Anun kanssa on miellyttävä tehdä hommia. Hänellä on huomioon ottava asenne, mutta hän osaa myös haastaa”, Huttunen kiittelee.

Rekrytoinnille asetettiin tavoitteeksi, että prosessi on mahdollisimman kevyt, ja siinä onnistuttiin.

Prosessi oli toimiva ja kevyt sekä meille että hakijoille. Saimme hakijoilta myös kiitosta siitä, miten hyvin heidät pidettiin ajan tasalla prosessin aikana, Tuula Taivi kertoo.

Näin huolellisesti ja ammattimaisesti hoidettu rekryprosessi parantaa työnantajamielikuvaa eli se on myös brändin kannalta merkittävä juttu, Hanna Michelsson kiittelee.

Tulokset: Tehokas ja hakijaystävällinen rekrytointi 

Yhteistyökoordinaattorin tehtävään saatiin 402 hakemusta. Ilmoitusta luettiin 8735 kertaa, josta 803 klikkasi hakemukseen (9,2% konversio)

Palveluasiantuntijan tehtävään saatiin 146 hakemusta. Ilmoitusta luettiin 4514 kertaa, josta 259 klikkasi hakemukseen (5,7% konversio)

Haastattelija ja kirjoittaja: Susanna Söderlund

SFS Suomen Standardit Ry lyhyesti

SFS Suomen Standardit ry on standardoinnin keskusjärjestö Suomessa. SFS edistää standardien käyttöä ja niihin vaikuttamista, niin että Suomen, Euroopan ja maailman tulevaisuus on tehokkaampi, turvallisempi ja kestävämpi. SFS on 100-vuotias voittoa tavoittelematon yhdistys joka rahoittaa toimintansa pääosin myyntituloilla. SFS:ssä työskentelee noin 45 osaajaa erilaisissa asiantuntijatehtävissä.
Lisätietoja: www.sfs.fi

Haluatko rekrytoijan ja hakijan kannalta erinomaisen rekrytointiprosessin?

Ota yhteyttä Vastuutakomoon ja suunnitellaan yhdessä ratkaisu, joka tekee rekrytoinnista helppoa ja hakijaystävällistä.

Ota yhteyttä tästä!

Lue lisää referenssejä:

Interim HR-päällikkö SFS

Puheenvuoro Ruokavirasto, kestävä kehitys 

Johdon ESG-työpajat Biocodex