HR-toimintojen kehittäminen SFS Suomen Standardit ry:ssä – Asiakascase

Anu on näkemyksellinen ja tarjosi juuri meille sopivat HR-toimintamallit, kertoo SFS Suomen Standardien talous- ja hallintojohtaja Tuula Taivi

Lähtötilanne ja tavoitteet

SFS Suomen Standardit ry:n operatiiviset HR-toiminnot kaipasivat kattavaa läpikäyntiä ja faceliftiä. Yhdistyksen johdon ja henkilöstön avuksi etsittiin kokenutta HR-ammattilaista neljän kuukauden Interim HR-päällikön tehtävään. Vastuutakomon toimitusjohtaja Anu Ennelin oli tehtävään oivallinen valinta, sillä hänellä on pitkä kokemus ja hyvä käsitys koko HR-pelikentästä. 

Interim HR-päällikön tehtävään sisältyi keskeisten henkilöstöhallinnon prosessien ja toimintamallien perusteellinen läpikäynti ja päivitys, lain vaatimien raporttien, suunnitelmien ja selvitysten saattaminen ajan tasalle sekä uuden ilmeen ja viestintätyylin (tone of voice) tuominen HR-toimintaan ja dokumentaatioon. Tehtävä vaati laaja kokemusta koko HR-toimia-alasta.

Näkemyksellisyys on minusta kaiken perusta, ja sitä Anulla todella on. Hän nappasi nopeasti kiinni siitä, missä meillä mennään tällä hetkellä ja missä faceliftiä tarvitaan kaikkein eniten, SFS:n talous- ja hallintojohtaja Tuula Taivi kiittelee.

Taivi on tyytyväinen siihen, ettei Anu lähtenyt turhaan uudistamaan kaikkea, vaan osasi keskittyä olennaisiin asioihin ja hoitaa niitä kuntoon.

Anu tarjosi ratkaisuja, jotka sopivat juuri meille.

Yhteistyön toteutus

Anu aloitti toimintaympäristöön perehtymisen haastattelemalla todella laajasti henkilöstöä, mikä auttoi häntä muodostamaan käsityksen siitä, mikä on hyvin ja mitä pitää kehittää.

Henkilöstömme piti tästä lähestymistavasta. Meillä on ollut hiljattain muutosneuvottelut, jotka ovat aiheuttaneet myös kuohuntaa. Henkilöstö arvosti mahdollisuutta jutella ulkopuolisen luotettavan henkilön kanssa, Taivi kertoo.

Haastattelujen lisäksi toteutettiin Ilmarisen henkilöstökysely, johon Anu ja yhdistyksen johto miettivät yhdessä juuri SFS:lle sopivat lisäkysymykset. Kyselyn jälkeen Anu veti jokaiselle tiimille purkutilaisuuden, jossa tulokset ja suunnitellut toimenpiteet käytiin läpi.

Erityisesti purkutilaisuus oli meille uusi helmi, josta on varmasti ollut hyötyä, Taivi kertoo.

Taivi kiittelee Anun tapaa tuoda asiat lähestyttäviksi.

Anu on itse todella helposti lähestyttävä ja henkilöstömme pitää hänestä, koska hänellä on kiva tapa osallistaa ja esittää asiat. Hän on lempeä, mutta ei lepsu. Arvostamme kaikki sitä, ettei hän heti tyrmää ideoita.

Anun johdolla myös HR-viestintää uudistettiin, ja teksteihin tuotiin enemmän lämpöä. HR-viestinnän rooleja järjesteltiin uudestaan niin, että HR-assistentti ja viestintä otetaan jatkossa entistä enemmän mukaan viestinnän suunnitteluun.

Näissä tehtävissä työskentelevät henkilöt ovat olleet muutoksesta mielissään ja innostuneet uusista rooleistaan.

Anu työskenteli SFS:ssä neljä kuukautta kolmena päivänä viikossa, pääsääntöisesti paikan päällä. Neljän kuukauden toimeksiannon aikana saatiin vietyä eteenpäin kaikkia tavoitteessa asetettuja tehtäviä. Yhteistyötä jatketaan vielä vuoden 2025 aikana.

Mitä Interim HR-päällikön tehtävässä saatiin aikaan?

– HR-toimintojen kehittämisen tulokset

• HR-toiminnan kehittäminen: prosessien päivitys ja HR-viestinnän uusi tone of voice
• Modernin henkilöstöhallinnon rakenteen ja toimintamallin suunnittelu ja kuvaus
• Henkilöstökyselyprosessin ja kysymysten päivitys sekä kyselyn ja purkukeskustelun toteutus.
• Uuden kaupallisen organisaation hallinnollisten tehtävien viimeistely ja viestinnän tuki (järjestelmät, intra)
• Hallinnon, HR:n sekä johtamisen ja esihenkilötyön vuosikellot
• Esihenkilötyön tuki esihenkilöfoorumeilla aloitettiin
• HR:n ja työyhteisöviestinnän viikkopalaverikäytännön suunnittelu ja aloitus
• Etätyökäytäntöjen ja ohjeistuksen tarkennus
• Työyhteisön kehittämissuunnitelma yhteistyössä luottamushenkilöiden ja sisäisen viestinnän kanssa
• Palkka-avoimuusdirektiivin vaatimusten esittely
• Yhteistoiminnan periaatteet 
• Ulkopuolisen työvoiman käytön periaatteet 

Haastattelija ja kirjoittaja: Susanna Söderlund

SFS Suomen Standardit Ry lyhyesti

SFS Suomen Standardit ry on standardoinnin keskusjärjestö Suomessa. SFS edistää standardien käyttöä ja niihin vaikuttamista, niin että Suomen, Euroopan ja maailman tulevaisuus on tehokkaampi, turvallisempi ja kestävämpi. SFS on 100-vuotias voittoa tavoittelematon yhdistys joka rahoittaa toimintansa pääosin myyntituloilla. SFS:ssä työskentelee noin 45 osaajaa erilaisissa asiantuntijatehtävissä.
Lisätietoja: www.sfs.fi

Lue lisää palautetta Rekrytoinneista SFS Suomen Stanardeilta

Lue lisää palautetta Ruokavirastolta 

Lue lisää palautetta Biocodexilta